Een gestructureerd werkproces voor de Gemeente Leeuwarden

De Gemeente Leeuwarden stond net als de meeste Nederlandse gemeenten voor een uitdagende opgave toen in 2015 de wet Wmo en de Jeugdwet werd ingevoerd. Ze kregen er niet alleen veel uitvoerende taken bij – op zich al een intensief proces – maar tegelijkertijd werden ze als gemeente ook verantwoordelijk voor rechtmatigheidstoezicht op de geleverde zorg: worden de budgetten ook daaraan besteed waaraan ze besteed horen te worden? Hanny Algra – senior medewerker Sociale Zaken bij Gemeente Leeuwarden – is als projectleider verantwoordelijk voor het toezicht.

‘Dit was een compleet nieuwe taak voor ons,’ vertelt Hanny. ‘Een taak waar wij als gemeente geen ervaring mee hadden. Hoe pak je dat dan aan? Wat moet je vooral wel doen, of juist niet? Dat waren de vragen waar we mee zaten.’ Door een presentatie bij de gemeente kwam Hanny in contact met Alex Opmeer van Visible. ‘Ik had direct een goed gevoel bij de kennis en kunde van Visible maar er was ook een klik en dat is ook belangrijk als je zo intensief samenwerkt.’

On-the-job training
Visible heeft ons ondersteund in het opzetten van de werkprocessen. Ze hebben hiervoor een methodiek ontwikkeld die bij andere gemeenten ook zijn vruchten heeft afgeworpen. Maar ze zijn niet alleen bezig met het implementeren van die methodiek, onze medewerkers werden ook on-the-job getraind. Van mei tot en met december 2016 waren twee onderzoekers van Visible één dag per week hier aanwezig. Ze ondersteunden ons toezichtteam en gaven praktische tips & tricks die hen op weg hielpen met het uitvoeren van het toezicht. Sinds twee maanden functioneert het team volledig zelfstandig. En mochten we toch nog tegen dingen aanlopen dan is de lijn naar Visible kort, we kunnen altijd om advies vragen bij vragen waar ons team niet uitkomt.’

‘Aanvankelijk moest ik mijn managers er wel van overtuigen dat we wel wat hulp konden gebruiken bij het opzetten van het werkproces. Je wilt wel dat het goed opgezet wordt en onderzoek doen op dit vakgebied was helemaal nieuw voor ons. We hebben veel moeten leren. We werken momenteel zowel signaal gestuurd als met A-selecte steekproeven. Signaal gestuurd toezicht wil zeggen dat we een indicatie hebben waardoor we een bepaalde case nader gaan bestuderen. Samen met de onderzoeken van de A-selecte steekproeven geeft dit een betrouwbaar beeld van al dan niet rechtmatig bestede budgetten, en waar de knelpunten zitten. We werken hierbij ook samen met onze collega van strategie en bedrijfsvoering, die is belast met het toezicht op de kwaliteit van de geboden zorg.’

Misstanden in vele vormen
Onrechtmatige bestedingen kunnen in veel verschillende vormen voorkomen. Nu de gemeente Leeuwarden gestructureerd bezig is met rechtmatigheidstoezicht verschijnt er ook een beeld van de meest voorkomende misstanden. ‘Wat we frequent tegenkomen is dat we concrete aanwijzingen hebben om te twijfelen aan de PGB-vaardigheid van cliënten,’ vertelt Hanny. ‘Maar we zien ook  wel overlap met PGB-gevallen en de wet langdurige zorg (Wlz), een landelijke regeling. Welke instantie is dan verantwoordelijk voor de zorg voor de cliënt? Ook komen we zo nu en dan gevallen tegen waarbij er echt sprake is van fraude door de zorgaanbieder. Onze constateringen zorgen er weer voor dat het gemeentelijke beleid aangepast kan worden zodat we het aantal gevallen van onrechtmatig bestede budgetten structureel naar beneden kunnen brengen. Maar uiteindelijk is het voor ons het belangrijkste dat de cliënt de zorg krijgt waar hij recht op heeft.’

Bijzonder prettige samenwerking
‘Het bijzondere van de samenwerking met Visible was dat ze vanaf dag een echt één met ons team waren. Het was voor mij als projectleider een hele prettige ervaring om met deze mensen te werken. In het begin zat ik er nog wel bovenop maar gaandeweg het project kon ik het helemaal overlaten aan de kennis en kunde van de mensen van Visible en onze eigen medewerkers die inmiddels door de mensen van Visible werden ingewerkt, echt fijn,’ besluit Hanny.

Meer referenties

Wilt u weten wat Visible voor uw organisatie kan betekenen?

Vraag dan hier een vrijblijvend adviesgesprek aan.